¿Cómo planear y liderar reuniones efectivas?
🔥 Al fin una guía para optimizar tus reuniones y mejorar tu percepción como profesional.
🫠 ¿Cuántas reuniones tuviste la semana pasada?¿Hiciste en todas un trabajo importante?
Si ya estás pensando tu respuesta, déjame decirte que no eres el único.
Más del 70% de profesionales hace multitasking en una reunión 🫣
Por si fuera poco, estudios demuestran que sólo el 20% de Managers recibe entrenamiento para liderar este espacio.
Como en la vida la mayoría asume, no dejaré ningún punto a la imaginación, así que vamos de lleno:
¿Debería tener una reunión?
Define el resultado esperado
Arma tu agenda
Prepárate y ayuda al resto a hacerlo.
Próximos pasos
¿Debería tener una reunión?
Esta reunión pudo ser un mail, no lo negaré, esta frase la he dicho miles de veces y por eso hago este post 😅. Dejando la broma de lado, saber cuándo armar una meet es importante.
Según McKinsey, existen 3 motivos para coordinar una reunión:
Tomar decisiones: Imagina que tienes 3 alternativas para desarrollar una funcionalidad pero los pros y contras no están claro por dependencias con otros equipos, unirlos en la conversación para discutir y decidir será lo más acertado.
Crear soluciones: Resolver problemas es nuestro día a día, pero mientras más impacto genere a la empresa, viene mejor el apoyo de personas con expertise o con mayor contacto hacia el cliente. Espacios de cocreación y colaboración son indispensables.
Comunicar y aclarar dudas: Un gran ejemplo de este punto son las reuniones trimestrales de resultados o posibles cambios de estructura de equipos.
Si tu posible reunión no tiene ninguno de estos objetivos, estaría bien replantearse la forma de comunicación.
Cuando trabajaba 100% remoto, la comunicación offline fue clave para avanzar y destrabar dudas con equipos de diversos horarios. Loom fue mi mejor amigo y hoy lo sigue siendo, no todo debe ser un mail.
Define el resultado esperado
¿Cómo se ve el éxito de esta reunión? ¿Qué quieres lograr al finalizar la reunión?. En pocas palabras, define el qué.
Veamos un ejemplo corto:
Objetivo de la Reunión: Identificar el top 3 razones por las que un cliente abandona el flujo de compra previo al checkout del marketplace.
Definición del Éxito: Al finalizar la reunión habré identificado el top 3 hipótesis de abandono basado en el feedback de los clientes y de stakeholders.
Arma tu agenda
Si tienes claro qué quieres lograr de la reunión, será más sencillo definir la agenda. Diséñala pensando en preguntas que debes responder en un tiempo específico.
Aquí te comparto un par de ejemplos:
Punto 1: Adquisición de Usuarios
Pregunta por resolver: "¿Cómo podemos mejorar nuestra estrategia de marketing para aumentar el número de usuarios en un 20% el próximo trimestre?"
Punto 2: Retención de Usuarios
Pregunta por resolver: "¿Qué pasos específicos podemos tomar para reducir la tasa de abandono de usuarios en el primer mes?"
Punto 3: Mejora de la Experiencia del Usuario
Pregunta por resolver: "¿Cuáles son los principales obstáculos que los usuarios enfrentan al utilizar nuestra plataforma y cómo podemos abordar estos problemas?"
El beneficio de ver tu agenda como preguntas por resolver te ayudará a pensar de forma crítica en el tema así como del resultado que esperas. Incluso, al plantearlas sabrás a quienes convocar para tomar decisiones.
💡Un tip: Prioriza la pregunta más importante por resolver al inicio de la agenda, conviene tener la atención de los participantes en problemas de mayor impacto.
Prepárate y ayuda al resto a hacerlo
Con tu agenda lista puedes iniciar tu preparación, dependiendo de qué tan bien la realices, el tiempo de la reunión se optimizará.
Si el asunto propuesto ya se ha discutido antes, revisa la documentación existente o entiende los pushbacks recibidos con los participantes, así tendrás mayor contexto e información para aterrizar el debate.
Por último, no olvides al resto, si cuentas con la documentación organizada, es una buena práctica compartirla con tu foro 2 o 3 días antes de la reunión. Mientras más contexto tenga el equipo, revisar las preguntas de la agenda ocurrirá con velocidad.
Próximos Pasos
Puedes liderar muchas reuniones, pero si no estableces los próximos pasos, el esfuerzo habrá sido en vano.
Hay 3 puntos importantes que debes asegurar antes de finalizar:
Define los próximos pasos, responsables y fecha límite para lograr lo acordado.
Resume las conclusiones y acuerdos de lo conversado con el foro, esto será un recordaris para que el resto tome acción.
Agenda la próxima fecha de seguimiento, esto dará un sentido de urgencia a los participantes.
Ahora que conoces cómo estructurar tus reuniones, llévalo a la práctica y comparte estos tips.
Mientras más preparación exista en tu empresa, más efectivo será el tiempo de todos 💪🏻
Cada semana comparto casos de producto y aprendizajes que te ayudarán a ser un mejor Product Manager 😊 ¡Suscríbete y no te pierdas el próximo blog!